使用文檔AI簡(jiǎn)化發(fā)票審批工作流
作者：AlphaFlow團(tuán)隊(duì)來(lái)源：www.fbbmall.cn訪問(wèn)：130時(shí)間：2024-06-22
高效的發(fā)票審批使企業(yè)能夠驗(yàn)證發(fā)票信息的準(zhǔn)確性，包括定價(jià)、數(shù)量和合同條款。公司可以熟練地管理其現(xiàn)金流，同時(shí)遵守合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)并與供應(yīng)商建立積極的關(guān)系。
然而，在發(fā)票審批中實(shí)現(xiàn)100%的直通流程（STP）率面臨著許多挑戰(zhàn)，紙質(zhì)發(fā)票是一個(gè)重大障礙。它們需要掃描和驗(yàn)證，然后才能開(kāi)始審批工作流。即使是數(shù)字發(fā)票也有不同的格式和布局，這使得提取相關(guān)數(shù)據(jù)變得困難。將付款條件、行項(xiàng)目和賬單代碼轉(zhuǎn)換到組織的系統(tǒng)中可能很耗時(shí)，而且容易出錯(cuò)。
手動(dòng)發(fā)票處理和審批的挑戰(zhàn)
應(yīng)付賬款功能在各企業(yè)中至關(guān)重要，確保高效的現(xiàn)金流管理，同時(shí)保持準(zhǔn)確的記錄和及時(shí)的付款。此外，它在防止意外開(kāi)支和維護(hù)金融穩(wěn)定方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
但是，如果您的應(yīng)付賬款部門(mén)依賴(lài)手動(dòng)開(kāi)票流程，則更有可能出現(xiàn)處理速度慢、付款不正確、發(fā)票丟失、不一致、合規(guī)錯(cuò)誤和缺乏可見(jiàn)性等情況。
讓我們更詳細(xì)地探討這些挑戰(zhàn)。
1. 效率低下和延誤
手動(dòng)發(fā)票處理和審批帶來(lái)了巨大的時(shí)間和資源挑戰(zhàn)。手動(dòng)處理實(shí)體發(fā)票、數(shù)據(jù)輸入、審批流程和解決差異可能會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，導(dǎo)致付款延遲。這種延誤可能會(huì)對(duì)供應(yīng)商關(guān)系產(chǎn)生負(fù)面影響，使現(xiàn)金流緊張，并可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)處罰。此外，手工流程給應(yīng)付賬款工作人員帶來(lái)了更大的壓力和更重的工作量，降低了整體效率和生產(chǎn)力。
2. 缺乏跟蹤和可見(jiàn)性
手動(dòng)流程往往缺乏透明度和跟蹤能力。確定發(fā)票的狀態(tài)、查找放錯(cuò)地方或丟失的發(fā)票以及跟蹤審批進(jìn)度都是具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。由于缺乏適當(dāng)?shù)目梢?jiàn)性和跟蹤機(jī)制，也很難向供應(yīng)商和合作商提供付款結(jié)算時(shí)間的準(zhǔn)確估計(jì)。
3. 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
手動(dòng)流程會(huì)增加不符合法規(guī)要求的風(fēng)險(xiǎn)。文件不足、付款期限疏忽或不遵守稅務(wù)法規(guī)可能會(huì)導(dǎo)致處罰和法律復(fù)雜化，并損害組織的聲譽(yù)。
4. 欺詐風(fēng)險(xiǎn)
應(yīng)付賬款的手工處理往往缺乏強(qiáng)有力的內(nèi)部控制，難以預(yù)防和發(fā)現(xiàn)欺詐活動(dòng)。由于缺乏適當(dāng)?shù)穆氊?zé)劃分和監(jiān)督機(jī)制，參與發(fā)票處理的個(gè)人有機(jī)會(huì)利用漏洞謀取私利。
5. 缺乏數(shù)據(jù)分析和見(jiàn)解
手動(dòng)流程限制了對(duì)發(fā)票數(shù)據(jù)的全面分析。由于數(shù)據(jù)可訪問(wèn)性有限，可以從發(fā)票數(shù)據(jù)中提取的有價(jià)值的見(jiàn)解和趨勢(shì)，包括現(xiàn)金流分析、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估和成本節(jié)約機(jī)會(huì)的識(shí)別，經(jīng)常被忽視。
6. 報(bào)告和文件的復(fù)雜性
手動(dòng)流程在生成準(zhǔn)確及時(shí)的報(bào)告和向?qū)徲?jì)師提供所需文件方面帶來(lái)了挑戰(zhàn)。這可能導(dǎo)致審計(jì)效率低下、財(cái)務(wù)報(bào)告延遲以及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)增加。它們還使識(shí)別欺詐活動(dòng)和收集調(diào)查證據(jù)變得具有挑戰(zhàn)性。
企業(yè)必須利用文檔AI進(jìn)行發(fā)票審批，以克服不同系統(tǒng)和手動(dòng)紙質(zhì)發(fā)票的困難。通過(guò)簡(jiǎn)化審批工作流程，基于人工智能的工具實(shí)現(xiàn)了支付結(jié)果和發(fā)票之間的無(wú)縫集成，同時(shí)自動(dòng)化了來(lái)自各種來(lái)源的數(shù)據(jù)翻譯。因此，企業(yè)可以更快地從發(fā)票中提取、驗(yàn)證和驗(yàn)證數(shù)據(jù)，從而提高效率、準(zhǔn)確性和成本節(jié)約。
