工作流分析是工作流中的一個(gè)功能模塊，它的主要功能是審查業(yè)務(wù)中的所有流程，以確定效率低下并給予改進(jìn)意見(jiàn)。這項(xiàng)工作首先會(huì)在公司的高級(jí)經(jīng)理人之中展開(kāi)，通常由他們確定業(yè)務(wù)期望的結(jié)果。然后，流程分析師與公司員工互動(dòng)，記錄公司當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程狀態(tài)。最后是對(duì)現(xiàn)有的流程，根據(jù)既定目標(biāo)進(jìn)行更改、自動(dòng)化實(shí)施或保留流程的建議。

什么樣的企業(yè)會(huì)進(jìn)行工作流分析

一個(gè)追求卓越的企業(yè)會(huì)不斷地尋求改進(jìn)其流程，來(lái)提升管理效率。兩個(gè)主要因素導(dǎo)致企業(yè)進(jìn)行工作流分析：

首先，持續(xù)的技術(shù)進(jìn)步可以提供更高效、成本更低的商業(yè)方式，企業(yè)通常會(huì)選擇審查流程，以實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化或整合最新技術(shù)。

第二，所謂的遺留流程在企業(yè)中根深蒂固也是企業(yè)進(jìn)行工作流分析的一個(gè)主要原因。這種情況的產(chǎn)生，這意味著某項(xiàng)任務(wù)長(zhǎng)期以來(lái)都是以某種方式在企業(yè)內(nèi)部完成的，團(tuán)隊(duì)忽略了該流程的改進(jìn)需要，已經(jīng)將它視作為企業(yè)業(yè)務(wù)執(zhí)行的一種思維定式。這類遺留流程是需要做階段性和流動(dòng)性分析的，以配合企業(yè)不斷調(diào)整的步伐。

什么樣的人適合做工作流程分析

外部顧問(wèn)可以有效地執(zhí)行工作流分析，一方面他們是IT方面的專家，另一方面是他們具備獨(dú)立性，不附屬于企業(yè)，對(duì)任何特定的業(yè)務(wù)方式都沒(méi)有依賴度。在與高級(jí)經(jīng)理的最初互動(dòng)中，工作流分析師通常從面談開(kāi)始，以確定高級(jí)經(jīng)理如何看待公司當(dāng)前，包括哪些是有效的，哪些是無(wú)效的。分析人員接下來(lái)確定管理人員希望通過(guò)工作流分析項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)期望達(dá)到的最終狀態(tài)。

工作流分析中的大部分工作都是由經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的分析師進(jìn)行的，他們會(huì)與員工和主管面談，以記錄業(yè)務(wù)是如何完成的。這包括業(yè)務(wù)的所有方面，例如處理銷售、收款、合規(guī)性和人力資源的文書工作。它還可以涵蓋諸如接收原材料或零件、加工或組裝它們以及裝運(yùn)成品等制造流程。

分析師還將回顧與客戶互動(dòng)所花費(fèi)的時(shí)間和精力，包括銷售和客戶服務(wù)。工作流分析著眼于公司的每個(gè)員工所做的每件事，旨在記錄每個(gè)任務(wù)是如何開(kāi)始并在組織中流動(dòng)的。

工作流分析的運(yùn)作

在任何工作流分析的初始階段，建立檔案記錄之后，工作流分析師通常會(huì)將結(jié)果提交給較低級(jí)別的管理人員進(jìn)行實(shí)踐對(duì)比，以確保分析結(jié)果與公司的實(shí)際情況相匹配。必要時(shí)調(diào)整分析的評(píng)估，然后分析人員狀況，檢查工作流程，以確定流程是否可以簡(jiǎn)化、自動(dòng)化或兩者兼而有之。然后，這些信息通常會(huì)與改進(jìn)建議一起提交給最高管理者，從上而下確定是否要固化這些流程在組織整體層面進(jìn)行實(shí)施。

工作流分析是企業(yè)自下而上的自我梳理與自上而下頒布相結(jié)合管理手段。它能夠增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的互動(dòng)，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，建立一種企業(yè)針對(duì)市場(chǎng)自適應(yīng)的管理手段。