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協(xié)同OA辦公系統(tǒng)是一套兼具企業(yè)信息門戶、知識(shí)管理、工作流管理、人力資源管理、客戶與合作伙伴管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理功能的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)數(shù)字化的企業(yè)應(yīng)用環(huán)境，真正讓公司所有的信息都在一個(gè)平臺(tái)上管理，解決信息孤島問(wèn)題。協(xié)同辦公系統(tǒng)本身具有的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，為企業(yè)打通所有的信息節(jié)點(diǎn)，讓企業(yè)管理者輕松穿梭在客戶、員工、文檔等所有的信息節(jié)點(diǎn)上，因?yàn)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)為您提供了一張信息網(wǎng)，只要您找到這張信息網(wǎng)中的某個(gè)節(jié)點(diǎn)，您就可以輕松的以這個(gè)節(jié)點(diǎn)為中心把企業(yè)的整個(gè)信息網(wǎng)都提取出來(lái)。

同時(shí)，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)可以與后臺(tái)的ERP軟件集成在一起，將所有利益相關(guān)者、企業(yè)部門、不同應(yīng)用系統(tǒng)的信息整合到統(tǒng)一的渠道，并提供統(tǒng)一的界面給用戶操作和提取信息，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理和信息獲取與共享的一體化，達(dá)到內(nèi)部協(xié)同和外部協(xié)同，為每一個(gè)用戶提供一個(gè)完全的個(gè)性化門戶，用戶在這個(gè)個(gè)性化的門戶中管理日常的所有事務(wù)。

工作流管理簡(jiǎn)介

由于工作流預(yù)先定義的特性，已設(shè)定的請(qǐng)求可以很容易的遵守相應(yīng)的規(guī)則和實(shí)際操作情況。企業(yè)可以確信所有的請(qǐng)求都是根據(jù)規(guī)則和手續(xù)來(lái)輸入和批準(zhǔn)的，從而保證企業(yè)運(yùn)作的規(guī)范化和透明化。

工作流管理系統(tǒng)可提供強(qiáng)大的自定義功能，支持企業(yè)復(fù)雜的工作流設(shè)置。企業(yè)可對(duì)工作流的組成因素包括流程完成需要的階段、每個(gè)階段的負(fù)責(zé)人、流轉(zhuǎn)條件，直至相對(duì)底層的表單和字段進(jìn)行自定義，使得工作流的定義完全與企業(yè)的政策和實(shí)際運(yùn)營(yíng)相符合，而不必進(jìn)行復(fù)雜的二次開發(fā)。

工作流管理系統(tǒng)同時(shí)也提供了可定制的瀏覽和報(bào)告的功能，用戶可以對(duì)工作流的關(guān)鍵信息進(jìn)行任意的定義以獲得特定的報(bào)表。工作流管理系統(tǒng)的特性可以使用戶獲得非常靈活和豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)告以對(duì)相關(guān)的決策作出支持。

工作流管理實(shí)現(xiàn)基本功能

1.定義任意形式的工作流程

工作流管理系統(tǒng)強(qiáng)大的自定義功能可以滿足企業(yè)對(duì)復(fù)雜工作流程的定義，包括文檔流程和表單流程,工作流管理系統(tǒng)與HRM結(jié)合對(duì)于人員在組織結(jié)構(gòu)中的地位和角色將是工作流設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。

2.工作流執(zhí)行

可設(shè)定的對(duì)工作流的執(zhí)行包括提交、批準(zhǔn)、退回、拒絕、代理、重新打開、歸檔等，工作流管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)路由的判定條件和當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行操作設(shè)置工作流的下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。

3.固定流程和自由流程的結(jié)合

原則上是固定流程，應(yīng)該一步步走下去，但是在某個(gè)節(jié)點(diǎn)，加入一個(gè)自由流程審批人可以選定下一步的審批人，然后再按照預(yù)定的流程走下去。

如：申請(qǐng)者-部門經(jīng)理-出納-財(cái)務(wù)經(jīng)理，對(duì)于大一點(diǎn)的公司，有多個(gè)出納，哪個(gè)出納在崗，就讓哪個(gè)出納審，那么就可以把出納那步設(shè)成自由流程，當(dāng)部門經(jīng)理審批完后，會(huì)自動(dòng)列出所有的出納，部門經(jīng)理選擇其中的一個(gè)出納然后提交。

4.表單數(shù)據(jù)自動(dòng)生成

表單的有些數(shù)據(jù)，不希望由人工輸入獲得，工作流管理系統(tǒng)可以根據(jù)被計(jì)算字段、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算方法自動(dòng)得出目標(biāo)字段數(shù)據(jù)，并可以此作為下一路由選擇的判斷條件。

5.跟蹤和回溯

工作流管理系統(tǒng)將保留工作流流轉(zhuǎn)過(guò)程中的所有信息以供查詢。對(duì)于文檔型的審批，可以保持痕跡。這樣審批人能夠一目了然知道原稿和審批稿的區(qū)別。

6.監(jiān)控和管理

對(duì)于某個(gè)模板產(chǎn)生的單據(jù)，可以設(shè)定監(jiān)督人和管理人，這樣既使他沒(méi)有審批權(quán)，也可以看到該單據(jù)，同時(shí)發(fā)送催辦信息。當(dāng)某個(gè)單據(jù)因?yàn)槟撤N原因需要臨時(shí)更改流程時(shí)，監(jiān)督和管理人可以修改流程，以避免單據(jù)的積壓提高工作效率。

7.自動(dòng)提醒

對(duì)于請(qǐng)求的不同狀況，例如新的請(qǐng)求到達(dá)、待處理請(qǐng)求、超時(shí)未處理請(qǐng)求、客戶聯(lián)系計(jì)劃、請(qǐng)求遞交被處理狀況等，系統(tǒng)都設(shè)定了多種提醒功能以確保請(qǐng)求的處理不致延誤。

8.流程自動(dòng)激活

工作流管理系統(tǒng)的一個(gè)強(qiáng)大之處就是在于它可以讓系統(tǒng)在運(yùn)作的過(guò)程中自動(dòng)觸發(fā)請(qǐng)求，并且還可以根據(jù)前一個(gè)請(qǐng)求的實(shí)際狀況對(duì)下一個(gè)觸發(fā)的請(qǐng)求進(jìn)行智能選擇。

9.自動(dòng)更新數(shù)據(jù)庫(kù)

工作流管理系統(tǒng)在信息流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，會(huì)自動(dòng)更新系統(tǒng)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，這是工作流管理系統(tǒng)另一個(gè)重要的特性體現(xiàn)，通過(guò)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，避免了二次手工錄入帶來(lái)的工作效率低下和失誤的情況，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)的電子化。

10.分支選擇流

根據(jù)上一步的選擇，選擇不同的分支進(jìn)行流程執(zhí)行。如：如果上一步是總經(jīng)理審批的，會(huì)選擇一個(gè)分支進(jìn)行流轉(zhuǎn)。如上一步是副總審批的選擇另外一個(gè)分支進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

11.條件流轉(zhuǎn)

以請(qǐng)款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理-總經(jīng)理，那么在流程定義的時(shí)候，需要根據(jù)單據(jù)的填寫值進(jìn)行判斷，系統(tǒng)自動(dòng)選擇流程。

12.傳閱、歸檔等的并發(fā)流

如有一個(gè)流程：申請(qǐng)者-副總經(jīng)理的一張單子，申請(qǐng)者需要提交副總審批的一張單子，不需要部門經(jīng)理審批，但是需要讓部門經(jīng)理知曉，稱為傳閱的并發(fā)流。同理有歸檔或者其它的并發(fā)流。這種并發(fā)流的特點(diǎn)是一個(gè)流程的執(zhí)行過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生另外的的流程，互不影響。

13.流程門戶定義

通過(guò)與企業(yè)信息門戶的結(jié)合，工作流管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程定義的門戶化，根據(jù)不同的信息門戶設(shè)定不同的流程。

總結(jié)

工作流技術(shù)的出現(xiàn)和迅速發(fā)展為企業(yè)先進(jìn)制造戰(zhàn)略的實(shí)施提供了重要的技術(shù)支持。本文提出了分布式工作流建模工具的設(shè)計(jì)框架，以SOA設(shè)計(jì)模式，通過(guò)三層結(jié)構(gòu)的方式很好的實(shí)現(xiàn)了工作流建模工具、邏輯、數(shù)據(jù)、視圖的分離，使得系統(tǒng)在可擴(kuò)展性、可靠性與實(shí)用性方面都大大提高。以此為原型開發(fā)的工作流管理系統(tǒng)很好的配合了工作流引擎的設(shè)計(jì)，在實(shí)際中的初步應(yīng)用表明該系統(tǒng)通過(guò)分析企業(yè)不同類的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，采用有向圖的方法對(duì)現(xiàn)實(shí)的企業(yè)活動(dòng)進(jìn)行形式化描述，并嚴(yán)格定義組成有向圖的各類元素的行為特征，從而明確建立企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程到工作流模型的映射機(jī)制，使其與企業(yè)現(xiàn)有應(yīng)用結(jié)合形成一個(gè)完整的過(guò)程體系。